Como responder uma Solicitação de Ofício a SAP no Fluxo de Trabalho da Chefia do SAJ Procuradorias?

Versão do sistema: 5.2.11-22
Publicado em: 30/11/2020  


Sempre que um procurador precisar encaminhar um ofício a algum órgão externo à Procuradoria e/ou que não possua acesso ao SAJ, tais como departamentos, secretarias e etc., pode contar com o apoio do SAP (Setor de Apoio ao Procurador). O SAP tem como atribuição auxiliar o procurador em suas demandas diárias e, neste caso, elaborará o documento e fará o envio ao órgão de destino.

Veja, neste artigo, como você, integrante do SAP, pode elaborar e encaminhar o ofício para atender à solicitação do procurador, utilizando, para isso, seu fluxo de trabalho da chefia.


O Primeiro passo é alocar-se na demanda de elaboração do ofício, ou designá-la a um assessor. Para isso:

1. Acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo de Trabalho da Chefia.

2. Uma vez aberto o fluxo, localize a guia Ofícios.

Dica

A guia de Ofícios também pode ser acessada diretamente por meio do link  Existem ‘X’ pedidos de elaboração de ofício pendentes em sua área de trabalho

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2. Na aba de ofícios, selecione o processo para qual será elaborado o ofício, clique sobre ele com o botão direito do mouse (1), e no menu que se abrirá, clique na opção Alocar pedido (2) para responsabilizar-se pela elaboração.

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3. Caso deseje encaminhar esse pedido para outro assessor, em vez de clicar na opção Alocar pedido, clique na opção Definir assessor (2).

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4. Neste momento, a janela Definir Responsável será aberta para que um assessor seja selecionado. Clique na lupa (1) disponível ao lado do campo Responsável para visualizar a lista de Assessores elegíveis. Na janela Consulta de Usuários (2), selecione o usuário desejado (3) e clique em Selecionar (4).

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5. Com o responsável selecionado, ainda na janela Definir Responsável, informe, no campo Observações (1), as orientações necessárias ao assessor que receberá a incumbência. Na sequência, clique em Confirmar (2).

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6. Com o pedido alocado, cabe a você, ou ao usuário designado, clicar novamente com o botão direito do mouse sobre a demanda de elaboração do ofício (1), porém desta vez na seção abaixo, intitulada Ofícios em elaboração, e no menu que se abrirá, clicar ne a opção Elaborar ofício (2).

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7. O sistema exibirá, então, a tela de Emissão de Documentos com a categoria OfíciosClique na lupa do campo Modelo (1) para exibir a lista de modelos disponíveis.

8. Na janela Consulta Modelos de Documentos (2), selecione a opção mais adequada (3) e, em seguida, clique em Selecionar (4).

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9. De volta à tela de Emissão de Documentosclique em Editar para prosseguir. 

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10. Neste momento, o sistema exibirá, no editor de textos, o modelo de Ofício selecionado. Complemente-o com os dados necessários e finalize o documento por meio do botão Finaliza o documento atual (sinalizado pelo desenho de uma folha de papel amarela com um F no centro) na barra lateral de ferramentas.

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11. Na tela de Finalização do Documento é possível imprimir o Ofício habilitando o checkbox Imprimir o documento (1) e também já Encerrar o pedido de ofício (2) selecionando os checkbox correspondentes. Após selecionadas as opções desejadas, clique em Finalizar (3).

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Observação

Caso você tenha habilitado a opção imprimir documento, após clicar no botão de finalização, o sistema exibirá a tela de Configurações de Impressão para seleção de uma impressora que esteja instalada ou impressora PDF para salvar como arquivo na sua máquina.


12. Após a finalização do documento, não se esqueça de encerrar o pedido que foi atendido. Para isso, de volta ao Fluxo de Trabalho da Chefia, selecione o pedido na seção de Ofícios em Elaboração, clique sobre ele com o botão direito do mouse (1) e, a seguir, clique na opção Encerrar pedido (2).

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Uma vez que o pedido seja encerrado pela equipe de apoio (SAP), o processo sairá do fluxo da chefia e retornará ao procurador com status da solicitação alterado para Atendido , e o Ofício será disponibilizado na pasta digital do processo.

Créditos - Equipe SAJ Procuradorias
Autoria: Erenice Oliveira de Lima
Validação: Cristiano da Costa Alves Filho
Adequação e revisão: Camila Letícia Inocente
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