Como acompanhar e retificar documentos não protocolados no SAJ Procuradorias devido ao tamanho dos anexos?

Versão do sistema: 5.2.10-87
Publicado em: 29/10/2020   


Em alguns clientes que utilizam o Fluxo de Trabalho como ferramenta de gestão de suas demandas, é oferecida a fila Documentos Ag. Protocolização. Essa é uma fila temporária e tem como objetivo abrigar documentos que, por algum motivo, não foram protocolados no Tribunal e precisam ser revistos.

Um dos motivos que fazem com que o documento seja direcionado para essa fila é o tamanho dos anexos, que excedem o limite permitido pelo sistema do Tribunal de Justiça do Estado. Este quadro, porém, é reversível e neste material você verá como resolver essa situação. Confira!


1. Acesse seu Fluxo de Trabalho por meio do menu Processos, opção Fluxo, ou clicando no atalho disponível no canto superior direito de sua área de trabalho.

2. Em seu Fluxo de Trabalho, localize, no subfluxo de Manifestações (1), afila Documentos Ag Protocolização (2).

Observação

A fila Documentos Ag. Protocolização faz parte do subfluxo de Manifestações e pode estar presente nos três fluxos disponíveis no SAJ Procuradorias; Contencioso, Execução fiscal e Consultivo.


3. Observe que, em cada pendência, há uma observação. Essa observação indica o motivo do não peticionamento de seu documento e será preciso analisá-la para tomar as providências necessárias. 

Nos casos em que o não-peticionamento se deve ao tamanho dos anexos do documento, a observação, normalmente, traz a mensagem (3): Erro tamanho do documento muito grande, xx/xx/xx hh:mm:ss ou O tamanho da página 0 do documento xxxx.pdf é xxxx. Este valor excede o máximo permitido de xxxx por página.

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Observação

As observações dispostas nas pendências nesta fila podem variar de um cliente para o outro, dependendo do tipo de integração estabelecida com o sistema do tribunal, mas, em essência, todas indicam um tamanho de arquivo que excede o limite permitido.


4. Uma vez identificada a pendência, selecione-a (1) e, em seguida, clique no menu Arquivo (2), opção Emissão de Documentos (3).

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5. Essa ação fará com o que Gerenciador de Arquivos do SAJ Procuradorias seja aberto. Nele localize o documento em que foi identificado o impedimento de protocolização. Para isso, utilize a guia Pesquisar (1), seguindo os passos:

  1. Confira, nos campos Outro Nº ou Nosso Nº (2), o número do processo;
  2. Clique em Opções adicionais de pesquisa>>> (3);
  3. Selecione a opção Pesquisar documentos finalizados públicos de outros grupos (4)
  4. Clique na opção Consultar (5).

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6. Após o clique em Consultar, o documento referente ao processo presente na fila Documentos Ag Protocolização deve aparecer como resultado da consulta na parte direita da tela. 

7. Neste momento existem duas opções: Retificar o documento, ajustando-o para se adequar ao tamanho permitido, ou excluí-lo e elaborar uma nova manifestação. Para prosseguir, clique com o botão direito do mouse sobre do documento (1) e, no menu que se abrirá:

7.1 clique nas opções correspondentes para Excluir (2) ou Tornar sem efeito (3) o documento. Relembrando que, dessa forma, o documento em questão será excluído dos (e da fila Documentos Ag. Protocolização) e será necessário elaborar uma nova manifestação;

7.2 ou clique na opção Desfazer finalização de documento (4) para torna-lo editável novamente e, assim, ajustar os anexos.

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7.2.1 Neste momento o sistema exibirá uma caixa de confirmação, indicando que a finalização será desfeita. Clique em Sim para prosseguir. 

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7.2.2 Uma vez desfeita a finalização, clique novamente com o botão direito do mouse sobre o documento (1) e, no menu que será exibido, clique na opção Editar (2) ou aperte a tecla F4 do seu teclado.

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7.2.3 Feito isso, neste momento o documento em questão será exibido no Editor de Textos e você poderá alterá-lo conforme necessário. Clique na opção Anexos e Observações, na barra de ferramentas na lateral esquerda da tela, para exibir o Painel auxiliar e, nele, verifique os anexos constantes no documento. Se necessário, exclua-os, salve-os novamente em tamanho reduzido e anexe-os novamente. 

Observação

 
7.2.4 Uma vez ajustados os anexos, finalize novamente o documento por meio da opção Finaliza o documento atual, representada pelo desenho de uma folha de papel amarela com um F no centro, na barra de ferramentas na lateral esquerda da tela. 

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7.2.5 Na tela de finalização, confira os dados do processo, selecione as opções relativas às assinatura e protocolo eletrônico (1) e clique em Finalizar (2). 

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Pronto, seu documento foi ajustado e protocolado novamente. Com isso, a pendência anteriormente presente na fila de Documentos Ag. Protocolização é excluída automaticamente. Convém, apenas, monitorar se ela não será movida para lá novamente caso os anexos tenham tamanhos consideráveis.

Saiba mais

O tamanho dos anexos é apenas uma das causas que, porventura, impedem o protocolo de documentos. Acesse o artigo “Qual a importância de acompanhar a fila Documentos Ag. Protocolização e confira algumas outras situações e possíveis resoluções para o não-peticionamento de seus documentos.

 

Créditos - Equipe SAJ Procuradorias
Autoria: Carla Silva Santos
Adequação e revisão: Camila Letícia Inocente
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