Como funciona o fluxo de movimentação de processos administrativos no SAJ Procuradorias?

Versão do sistema: 5.3.2-7
Publicado em: 21/10/2020  


Para as procuradorias que utilizam o SAJ na tramitação de processos administrativos, normalmente é oferecido um fluxo específico para o controle de prazos e gestão de atividades: o Consultivo.

Uma vez que os processos administrativos são extrajudiciais, ou seja, não transcorrem na esfera judicial, tendo como objetivo uma tentativa de acordo entre as partes, o fluxo que controla esse tipo de processo é mais simples que o fluxo dos processos judiciais.

Confira neste artigo o funcionamento geral deste fluxo e acesse nos links os materiais específicos para aprofundar ainda mais seus conhecimentos.

Basicamente, o fluxo Consultivo do SAJ Procuradorias é composto de três momentos, com etapas distintas em cada um deles. Veja:

O primeiro momento é a Entrada do Processo, que tem como etapas:

  1. o cadastro;
  2. a digitalização de documentos;
  3. a revisão;
  4. a validação; e
  5. a distribuição do processo ao procurador responsável.

As etapas 1, 2 e 3 são de responsabilidade da Central de Cadastros, e as etapas 4 e 5 ficam a cargo do procurador-chefe.

 

O segundo momento do fluxo é a Homologação do processo, que contempla as etapas de:

  1. Elaboração da manifestação ou parecer pelo procurador responsável; e
  2. Homologação pela chefia.
Observação

Caso o procurador chefe tenha alguma dúvida, pode escalar a homologação às instâncias superiores, chegando até o procurador geral se preciso


O terceiro e último momento é a Saída do processo, que consiste no envio de um ofício ao órgão de origem. Esse ofício é elaborado no gabinete do procurador, e a central de cadastro responsabiliza-se pelo envio dos documentos e digitalização do comprovante de remessa.

Uma vez que o processo seja devolvido ao órgão de origem, encerra-se a sua movimentação e acompanhamento dentro do sistema, porém, caso sejam necessárias novas providências futuramente, é possível dar reentrada e seguir novamente algumas etapas até a saída do processo.

Observação

Como o fluxo é composto de etapas/atividades realizadas por setores/agentes diferentes, as filas de trabalho exibidas no fluxo serão diferentes para cada usuário envolvido.


Confira, nos links a seguir, o descritivo das atividades de capa perfil envolvido na movimentação dos processos administrativos em cada um dos momentos.


Momento 1: Entrada do Processo

Central de Cadastro/Protocolo

1.1 Cadastro de processo

O processo administrativo se inicia na procuradoria no momento do seu cadastro, que se divide em 4 abas principais; dados básicos, partes, assuntos e informações.

1.2 Digitalização de documentos

Uma vez cadastrado, o processo aparecerá na primeira fila do fluxo dos profissionais da central de cadastros/protocolo: Digitalizar Processos, onde ocorrerá a etapa 2.

1.3 Revisão do processo

Depois de digitalizado, o processo é movido, automaticamente, para a segunda fila do fluxo, onde deve ocorrer a revisão dos dados cadastrados.

Procurador Chefe

1.4 Validação do processo

Após a revisão, o processo sai do fluxo de trabalho da central de cadastros/protocolo, e passa a ser exibido no fluxo do procurador-chefe para que proceda com a validação do cadastro e distribuição a um procurador de base.

1.5 Distribuição do processo

A distribuição pode se dar de forma direcionada, quando o procurador chefe escolhe o procurador a quem deseja direcionar o processo, ou de forma automática, quando o sistema, considerando os parâmetros de distribuição da chefia, direcionar o processo a um procurador que atenda às condições. Veja como realizar cada uma delas

Observação

Os procedimentos descritos nestes links foram elaborados com base no fluxo de tramitação de processos judiciais, porém podem ser observados da mesma forma, também, nos fluxos de processos administrativos.

Realizada a distribuição, o processo segue para o fluxo do procurador responsável. Porém, uma cópia do mesmo será enviada para a fila informativa “distribuídos aos procuradores” para que a chefia possa acompanhar quem recebeu o processo.


Momento 2: Homologação

Procurador do processo

2.1 Elaboração de parecer/manifestação

No fluxo do Procurador de Base, o processo será exibido na fila Pendentes de Manifestação, na qual ele poderá elaborar pareceres e manifestações, bem como definir assessores para o auxílio na elaboração da minuta, ou ainda, oficiar o órgão consulente e solicitar a redistribuição definitiva ou provisória, caso necessário.

Procurador Chefe, Geral Adjunto e Geral

2.2 Homologação

Uma vez elaborado o parecer ou manifestação, o mesmo deverá ser homologado pelo procurador chefe e instâncias superiores até a instância máxima responsável por cada tipo de movimentação; procurador geral adjunto para Manifestações e Procurador Geral no caso de Pareceres.


Momento 3: Saída do processo

Gabinete

3.1 Emissão do documento de remessa

Uma vez homologado por todas as chefias necessárias, encerra-se o trâmite interno do processo e o mesmo já pode ser devolvido ao órgão de origem. O procedimento de devolução se inicia no gabinete da chefia máxima responsável pela homologação...

Central de cadastro/Protocolo

3.2 Impressão e envio de documentos, e digitalização do comprovante de remessa

... E segue na Central de Cadastros/Protocolo, com a impressão dos documentos e digitalização do comprovante de remessa

Pronto, o processo foi devolvido ao órgão de origem e pode ser dado como encerrado.

Saiba mais

Caso alguma providência futura seja necessária, é possível dar reentrada no processo e seguir os procedimentos de movimentação novamente. Veja como no artigo Como dar reentrada em um processo consultivo no SAJ Procuradorias?

 

Créditos - Equipe SAJ Procuradorias
Autoria: Luiz Fernando de Paula Balzaneli
Adequação e revisão: Camila Letícia Inocente
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