Como digitalizar os documentos iniciais de um processo administrativo no SAJ Procuradorias?

Versão do sistema: 5.3.2-7
Publicado em: 23/10/2020  


Logo após o cadastro de um processo administrativo, faz-se necessário digitalizar seus documentos para que constem nos autos internos, na pasta digital, e sirvam como base para as análises, pareces e manifestações futuras. No SAJ Procuradorias, a digitalização se dá em uma das filas do fluxo de trabalho do setor responsável pelo cadastramento dos processos.

Confira, neste artigo, os procedimentos necessários para digitalização dos documentos iniciais de um processo administrativo.


1. Uma vez cadastrados, os processos passam a ser exibidos no fluxo de Processos (1) do setor responsável pelos cadastros, mais especificamente, na fila Digitalizar Processos (2).

Nesta fila, selecione o processo desejado (3) e, na sequência, clique na opção Digitalizar (4), na barra de atividades acima da lista de processos.

Observação

Vale ressaltar que o nome das filas e atividades no Fluxo de Trabalho é configurável e, assim, pode variar de uma procuradoria para a outra.

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2. Neste momento o sistema exibirá a tela Digitalização de Peças Processuais. Nela, clique na opção Nova Peça.

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3. Neste momento o sistema exibirá, na tela Escolha o tipo de documento a ser digitalizado, diversas categorias de documento. Escolha a que melhor se adéqua à peça em questão (1).

Dica

Para localizar mais facilmente a categoria ideal, utilize o recurso de pesquisa, digitando parte do nome desejado da categoria no campo Descrição (2), e o sistema listará todas as nomenclaturas que possuem o trecho informado. Escolha aquela que melhor se adéqua ao seu documento.


4. Nessa mesma tela, não se esqueça de indicar a Origem (3) do arquivo (Scanner ou Arquivo) e clique em Selecionar (4).

  • Clicando em Scanner o sistema se comunicará com o Scanner instalado na máquina e procederá a digitalização do(s) documento(s) no equipamento;
  • Se optar pela opção Arquivo, o sistema exibirá em seguida a tela Importar Arquivo.

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5. Localize, em seu computador, o arquivo a ser anexado, selecione-o (1) e clique em Abrir (2) para adicioná-lo aos autos internos.

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Observação

Os formatos permitidos para inserção no sistema são: “.pdf", ".rtf", ".tif" e ".tiff".


6. Repita os passos 2 a 5 até que todos os documentos desejados sejam adicionados (1) e, ao final, clique em Salvar (2) e, posteriormente, em Fechar (3), no canto inferior esquerdo da tela.

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7. De volta ao seu fluxo de trabalho, na fila de digitalização, mantenha o processo em questão selecionado (1) e clique em Encerrar Digitalização (2).

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Feito isso, o processo será movido para a próxima etapa do fluxo; a revisão do cadastro.

Saiba mais

      

Créditos - Equipe SAJ Procuradorias
Autoria: Luiz Fernando de Paula Balzaneli
Adequação e revisão: Camila Letícia Inocente
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