O que é e como funciona o DocFlow - SAJ Procuradorias

Versão do sistema: 5.2.8-5
Publicado em:  08/05/2020


O que é? 

O Docflow é um sistema web utilizado por autarquias estaduais de Santa Catarina e São Paulo, por meio do qual é possível capturar, criar, encaminhar, armazenar e pesquisar documentos e processos de forma veloz e eficaz.  

Trata-se de um módulo externo integrado (via WebService) ao sistema SAJ Procuradorias que permite a comunicação com as Secretarias do Estado, para as quais o procurador fará solicitações referente a Fórmulas de Cálculos, Obrigações de Fazer e Informações de uma parte interessada. 

 
Como funciona?

A solicitação de Informações para o Docflow pode ser realizada através da pendência disponível na Agenda ou através da Emissão de Documentos.

Uma vez elaborado o documento de solicitação, o sistema enviará o pedido do Procurador ao sistema do órgão externo (DRS). Este sistema e sua integração são de responsabilidade da empresa Dataeasy.

Ao finalizar o pedido, o sistema informará que o mesmo foi entregue à Secretaria através da informação em vermelho no rodapé da agenda (Solicitação Realizada), conforme exibido nas demais solicitações. Por fim, caso ocorra algum erro no envio do pedido, o sistema oferece a opção de reenvio.

 Confira, neste artigo, os procedimentos de solicitação via DocFlow.

A título de ilustração, neste exemplo será abordada a solicitação de Informações por meio da Agenda.


1. Acesse o menu 
Processos e clique na opção Agenda, ou aperte a tecla F11 do seu teclado. 

2. Localize o processo desejado (1), clique sobre ele com o botão direito do mouse e, no menu que se abrirá, clique na opção Solicitar (2). As três últimas opções do submenu referem-se a documentos fornecidos pelo Docflow. Clique sobre a que deseja solicitar. Neste exemplo optou-se pela opção DocFlow – Informações... (3). 

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3. Neste momento o sistema exibirá a tela Emissão de Documentos com a Categoria já selecionada. Clique na lupa (1) ao lado do campo Modelo para selecionar o mais adequado à sua solicitação.

4. Na tela Consulta de Modelos de Documento, selecione o modelo desejado (2) e clique em Selecionar (3).

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5. Após a seleção do modelo de documento, clique na aba Destinos para selecionar o órgão ou secretaria para a qual será direcionado o pedido.

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6. Clique no ícone de mais (+) para exibir a lista de destinos disponíveis.

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7. Na tela Consulta de Locais, selecione o(s) local(is(1) ao(s) qual(is) deseja direcionar seu(s) pedido(s) e Clique em Selecionar (2). Neste exemplo será enviado apenas 1 pedido, porém caso sejam enviados 2 pedidos ou mais, o sistema cria um documento para cada destino selecionado na emissão. E para controlar as respostas que serão recebidas, o sistema também gera um documento para cada destino do pedido.  

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Observação

Caso o prazo de retorno de um pedido ainda não tenha vencido, o sistema deve impedir a criação de novo pedido. Isso é válido para os pedidos do tipo "Fórmula de Cálculo" e "Obrigação de Fazer". Não há limitação para o pedido do tipo "Informação". 


8. Uma vez indicado o local de destino, o sistema exibe novamente a tela de 
Emissão de Documentos,
incluindo a seção 
Aguardar resposta (1) com os campos Prazo(dias) e Responder até preenchidos de acordo com a configuração do sistema para cada tipo de pedido.  

Caso queira alterar a data sugerida, basta realizar a alteração em um dos campos e o sistema, automaticamente, alterará o outro visto que são dependentes. 

Para iniciar a elaboração do documento, clique em Editar (2). 

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9. Elabore e finalize o documento como de costume nas demais modalidades de documento.

Observação

Em pedidos direcionados a secretarias que não utilizam o sistema SAJ procuradorias, é aconselhável a inserção de anexos dos documentos do processo na finalização da solicitação, tal qual como é feito no protocolo eletrônico. Assim o usuário que receber o pedido terá à disposição todos os dados do processo, como. por exemplo. a Petição Inicial ou qualquer outro documento o procurador considera necessário. 


10. Uma vez finalizado o documento, seu pedido será enviado ao local de destino e o sistema exibirá, na pendência, a informação Solicitação de docflow – Informações: realizada, confirmando a vinculação do documento com o pedido enviado à DRS. 

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11. Quando a secretaria responder a solicitação do procurador, a pendência será reativada na agenda, ficando novamente em negrito. As informações solicitadas serão disponibilizadas na pasta digital com a nomenclatura Resposta do Órgão Externo e, na Agenda será exibida a informação Solicitação de docflow – Informações: atendida.

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Vale lembrar que além da pendência reativada na Agenda, o sistema exibirá nos links da área de trabalho a informação Existem X pedidos de informações recebidos das secretarias, para conhecimento do atendimento à solicitação.

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Ao clicar no link Existem x pedidos de Informações recebidos das secretarias, o sistema exibe a resposta dos pedidos de Informações enviados pelas secretarias à procuradoria, e também as pendências que estão aguardando a resposta da secretaria.

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Caso tenha havido alguma falha no envio do pedido do procurador à secretaria, o sistema exibirá o alerta de falha, comunicando os motivos. Neste caso você pode enviar o pedido novamente. Para isso, selecione o pedido desejado (1) e clique em Reenviar pedido (2).

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O botão Reenviar
 pedido refaz a operação enviando o documento já finalizado, semelhante ao fluxo de peticionamento eletrônico.   

Quando o Procurador for reiterar o pedido, o sistema deve exibir as Secretarias aptas a receber a solicitação. Somente poderá reiterar um pedido que já tenha expirado o prazo da solicitação. Como a forma de envio de documento é via WebServices, o sistema enviará uma mensagem para notificar o órgão externo responsável pelo pedido que foi reiterado.  

A qualquer momento o órgão externo pode solicitar informações para a Procuradoria, seja para atender a um pedido do fluxo de Obrigação de Fazer, seja por outro motivo. O pedido de informação serve para os casos em que a Secretaria necessite de esclarecimentos sobre um pedido feito anteriormente pelo Procurador. 

Nesse caso, o SAJ Procuradorias realiza a vinculação entre os documentos (o do pedido do Procurador e o da solicitação da DRS) e insere no subfluxo do tipo de pedido. O sistema lança uma movimentação no processo para que o Procurador seja notificado da demanda, e o documento do pedido de informação recebido do órgão externo é inserido na pasta digital do processo.  

Créditos - Equipe SAJ
Autoria: Alexandre Moreira Dias
Validação: Clesio Aparecido Piraçoli e Fabricio de Souza Alves
Adequação e revisão: Camila Letícia Inocente

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