Como funciona o subfluxo de ofícios do SAJ Procuradorias: Envio e retorno de ofício - Parte 4

Artigo elaborado com base na versão 5.2.0-85

O subfluxo de ofícios permite realizar toda a gestão de documentos e das atividades correlacionadas ao cumprimento de um prazo. Isso ocorre de forma paralela às demais atividades executadas no dia a dia de uma procuradoria. Com esta gestão é possível controlarmos o fluxo de produção e expedição de ofícios.

Para melhor disposição das informações, o subfluxo de ofícios será apresentado em quatro partes, conforme divisão a seguir:

Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Procurador - Parte 1
Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Assessor - Parte 2
Como funciona o subfluxo de ofícios: Revisão da minuta do Assessor - Parte 3
Como funciona o subfluxo de ofícios: Envio e retorno de ofício - Parte 4

 

Algumas informações, como o nome dos fluxos e das filas e o código de identificação e descrição das categorias e dos modelos de documentos, podem variar de uma procuradoria para outra.

Conheça a seguir o fluxo de envio e retorno de ofícios:

1. Abra o fluxo de trabalho pelo atalho da página inicial do sistema.

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2. Quando o ofício estiver concluído, ele será disponibilizado para expedição na fila Ag. Entrega Ofício, a partir do qual as seguintes atividades poderão ser efetuadas:

  • Imprimir documento(1): utilizada para impressão do Ofício ou extração no formato PDF;
  • Digitalizar comprovante de entrega(2): utilizada quando o ofício tiver sido entregue no destino, com a inclusão do comprovante de entrega na pasta digital;
  • Aguardar resposta(3): utilizada para controlar o retorno do órgão com relação ao pedido feito no ofício. Quando selecionada, o controle será feito pela fila Ag. Resposta Ofício, no subfluxo de ofícios;
  • Não aguardar resposta(4): utilizada quando o ofício não exige retorno do órgão.

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3. Na fila Ag Resposta Ofício(1), o usuário pode controlar os prazos que foram estipulados aos órgãos a partir da coluna Expiração(2). No momento em que o órgão responder o ofício, o documento de resposta será digitalizado através da atividade Digitalizar Resposta do ofício(3).

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4. Ao clicar no botão Digitalizar Resposta do Ofício, o SAJ Procuradorias abrirá a tela Digitalização de Peças Processuais. Clique no botão ‘Nova Peça’ para que a resposta do órgão seja inserida na pasta digital do processo. 

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5. Localize o tipo de documento digital através da linha de busca, procurando pelo código(1) do tipo de documento digital, ou pela descrição(2), Resposta de Ofício. Selecione o resultado(3) e indique a origem deste documento(4), Scanner ou Arquivo. A opção Scanner ativará o Scanner que está configurado e conectado a sua máquina. A opção Arquivo abrirá uma pasta local em sua máquina para localizar o documento de resposta. Para finalizar, clique em Selecionar(5).

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6. Após inserir a resposta de ofício na pasta digital, clique no botão Salvar, localizado no canto inferior esquerdo da tela.

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7. Concluída a operação de digitalização, o documento irá para a fila Ag. Resposta de Ofício(1). Clique na atividade Informar ao Procurador(2) para que o documento de resposta seja enviado para a fila Ofícios respondidos.

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8. Na fila Ofícios Respondidos(1), no subfluxo de ofícios, o procurador receberá a informação de que seu ofício teve retorno. Para visualizar o documento do órgão, é necessário abrir a pasta digital, para isto utilize a tecla F12 do seu teclado ou clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Visualizar pasta Digital(2). Quando a informação não for mais relevante, utilize a atividade Ciência(3) para remover a informação da fila.

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9. Todo ofício que não for respondido pelo órgão dentro do prazo estipulado será enviado para a fila Não Respondidos no prazo(1), no subfluxo de ofícios. Neste momento, o procurador poderá Elaborar Novo Ofício(2), reiterando o pedido ao órgão, ou Encerrar a atividade(3), dando como concluída a operação.

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E assim finalizamos as principais atividades relacionadas ao subfluxo de ofícios, que permitem ao usuário atuar de forma específica, identificando as fases de atuação do ofício (produção, expedição e controle de resposta). O controle de resposta tem como benefício identificar se o procurador ainda possui tempo hábil para reiteração do pedido ou se sua atuação processual desconsiderará o retorno deste ofício. Vale ainda destacar a expedição de ofício que indica apenas o cumprimento ou a ciência de determinada decisão, pois não necessita da contrapartida do órgão oficiado e não passará pelo controle de resposta, evitando, assim, a poluição de informação ao Procurador.

 

Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Procurador - Parte 1
Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Assessor - Parte 2
Como funciona o subfluxo de ofícios: Revisão da minuta do Assessor - Parte 3
Como funciona o subfluxo de ofícios: Envio e retorno de ofício - Parte 4

 

Créditos - Equipe SAJ Procuradorias
Autoria: Phelipe de Melo Born
Adequação e revisão: Josiele Rozales Ramis

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