Como funciona o subfluxo de ofícios do SAJ Procuradorias: Fluxo do Procurador - Parte 1

Artigo elaborado com base na versão 5.2.0-85

O subfluxo de ofícios permite realizar toda a gestão de documentos e das atividades correlacionadas ao cumprimento de um prazo. Isso ocorre de forma paralela às demais atividades executadas no dia a dia de uma procuradoria. Com esta gestão é possível controlarmos o fluxo de produção e expedição de ofícios.

Para melhor disposição das informações, o subfluxo de ofícios será apresentado em quatro partes, conforme divisão a seguir:

Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Procurador - Parte 1
Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Assessor - Parte 2
Como funciona o subfluxo de ofícios: Revisão da minuta do Assessor - Parte 3
Como funciona o subfluxo de ofícios: Envio e retorno de ofício - Parte 4

 

Algumas informações, como o nome dos fluxos e das filas e o código de identificação e descrição das categorias e dos modelos de documentos, podem variar de uma procuradoria para outra.

Conheça a seguir a atuação do Procurador no subfluxo de ofícios no SAJ Procuradorias:

1. Abra o fluxo de trabalho pelo atalho da página inicial do sistema.

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2. Toda minuta de ofício inicia-se a partir de uma pendência do subfluxo de pendências. Nas filas manifestações e prazos a confirmar e/ou Prazos Confirmados’, selecione a pendência que necessita de um ofício e clique na atividade Elaborar manifestação.

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Para designar um assessor com finalidade de efetuar a elaboração do ofício, leia o artigo Como designo um assessor para a elaboração de manifestação por meio do fluxo de trabalho do SAJ Procuradorias?

3. Na janela de Emissão de Documentos, indique a categoria de documentos 55 - Ofícios(1); em seguida, selecione o modelo desejado(2) e clique no botão Editar(3) para que o sistema abra o editor de textos.

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Para entender melhor o funcionamento do editor de texto, leia o artigo O que é e como funciona o Editor de Textos do SAJ Procuradorias?

4. Quando concluída a produção do ofício, clique no símbolo de disquete para que o sistema salve o documento.

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5. Todos os ofícios que estão sendo criados pelo procurador, ou seja, que ainda não foram finalizados, irão permanecer na fila Em elaboração, no subfluxo de ofícios, e podem voltar para edição a qualquer momento, através da atividade Editar.

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6. Para assinar e finalizar um ofício, utilize o símbolo de finalização, conforme destacado na imagem abaixo:

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7. No momento da finalização, é necessário indicar o local de destino deste ofício. Para isto, no campo Especificação do local(1), utilize a lupa para consultar a lista de órgãos externos. Selecione o órgão(2) para o qual o ofício será enviado e informe o prazo em dias ou em data(3) para aguardar a resposta. Após o preenchimento destes campos, clique em Finalizar(4).

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Pronto. E assim está finalizada primeira parte deste material. Para dar prosseguimento à segunda parte, leia Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Assessor

Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Procurador - Parte 1
Como funciona o subfluxo de ofícios: Fluxo do Assessor - Parte 2
Como funciona o subfluxo de ofícios: Revisão da minuta do Assessor - Parte 3
Como funciona o subfluxo de ofícios: Envio e retorno de ofício - Parte 4

 

Créditos - Equipe SAJ Procuradorias
Autoria: Phelipe de Melo Born
Adequação e revisão: Josiele Rozales Ramis

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