O que é o Fluxo de trabalho do SAJ Procuradorias, como funciona e por que utilizá-lo?

Versão do sistema: 5.2.0-85
Atualizado em: 21/12/2020  


O Fluxo de trabalho é o módulo do sistema com o qual você acompanhará todo o ciclo do processo, desde o cadastro até o encerramento das atividades. É por meio dele que você realizará grande parte do seu trabalho cotidiano; como emitir documentos, controlar prazos, visualizar os processos e realizar outras atividades.

1. Existem duas formas de acessar o seu fluxo de trabalho:

  • por meio do menu Processos, opção Fluxo; ou
  • por meio do atalho Fluxo de Trabalho na Tela inicial do SAJ Procuradoria.

2. Ao clicar em qualquer uma das duas opções indicadas , o sistema exibirá a tela do fluxo de trabalho. Confira, a seguir, suas funcionalidades iniciais.

  • Fluxos de trabalho: a tela é separada em fluxos de trabalho, que podem ser alterados de acordo com a necessidade do usuário. Para alternar entre os fluxos, utilize o campo Fluxo de trabalho, que fica no canto superior esquerdo da tela, e clique na seta para visualizar as opções disponíveis. Algumas das opções mais comum entre as procuradorias são os fluxos de Execução Fiscal, Contencioso e Consultivo.
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  • Subfluxos: cada fluxo de trabalho é organizado em subfluxos, que podem ser, por exemplo, dos tipos Processos, Intimações, Pendências, Manifestações, Documentos ou outros.fluxo_03.png

  • Filas de trabalho: dentro de cada subfluxo estão localizadas as filas, ou seja, todas as atividades relacionadas diretamente ao fluxo de trabalho selecionado. Para expandir o menu do subfluxo e visualizar as suas filas, clique no ícone Expandir, representado por um sinal de mais na lateral esquerda de cada opção.fluxo_04.png
Observação

Os Fluxos, Subfluxos e Filas de Trabalho são configuráveis e pode varias de um cliente para o outro e, ainda, de um usuário para o outro de acordo com as permissões atribuídas a cada perfil. 


Veja a seguir alguns exemplos de filas do subfluxo de processos:

  • Digitalização: nessa fila, serão exibidos todos os processos que são físicos e estão aguardando digitalização pelo responsável;
  • Revisão: nessa fila constarão todos os processos que já foram cadastrados e estão aguardando a revisão, que é o procedimento de verificar se todas as informações do cadastro estão condizentes com a realidade;
  • Distribuição: nessa fila estarão todos os processos que estão com o procurador-chefe aguardando a distribuição para os procuradores de sua chefia;
  • Redistribuição: essa fila irá exibirá todos os processos que estão aguardando a redistribuição pelo procurador-chefe;

    Saiba mais

    Os processos podem ir para a fila de redistribuição através da atividade Avocar do procurador chefe, ou através da atividade de solicitação redistribuição definitiva, que é efetuada pelo procurador do processo. Conheça nossos materiais: Como redistribuo um processo sem que haja uma solicitação de redistribuição no SAJ Procuradorias?


  • Recebimento de citações e recebimento de intimações: essas duas filas são visualizadas pelo procurador, que poderá visualizar todas as intimações e citações que estão no prazo de carência para recebimento, nesta fila o procurador do processo poderá receber voluntariamente os atos.

    Atenção

    O recebimento voluntário de intimações e citações ocasiona no início do prazo para manifestação da procuradoria.


Compreendidas as noções iniciais a respeito do subfluxo de processos, confira, agora, o funcionamento do subfluxo de pendências.

É por meio dele que o procurador visualizará todos os afazeres vinculados aos seus processos. Sempre que uma intimação, citação ou publicação entrarem no SAJ, uma pendência é adicionada ao fluxo. 

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Saiba mais

Além das pendências criadas pelo sistema a partir do recebimento dos atos eletrônico citados anteriormente, também é possível criá-las manualmente sempre que o procurador entender necessário. Para saber como, acesse o artigo Como crio uma pendência no SAJ Procuradorias?


Veja, agora, alguns exemplos de filas do subfluxo de pendências:

  • Redistribuir pendência: nesta fila, o procurador-chefe poderá redistribuir uma pendência de um procurador para outro, desde que seja um procurador ativo em sua chefia. É importante frisar que a redistribuição de pendência não altera o procurador do processo, apenas o procurador que atuará na pendência que foi redistribuída;

    Saiba mais

    As pendências podem ir para a fila de redistribuição por meio da atividade Avocar do procurador-chefe, ou da atividade de Solicitação redistribuição provisória, que é realizada pelo procurador da pendência.
    Saiba mais sobre essas atividades acessando os artigos

    - Como redistribuo uma pendência sem que haja uma solicitação de redistribuição no SAJ Procuradorias?

    - Como solicito a redistribuição provisória de pendências utilizando o fluxo de trabalho do SAJ Procuradorias?


  • Minhas pendências: esta fila irá exibir um somatório de todas as filas do subfluxo de pendências do procurador, com exceção das filas encerradas e canceladas;
  • Manifestações e prazos a confirmar: esta é a primeira fila de uma pendência, é nela que a classificação desta pendência será efetuada, relacionando as manifestações que devem ser efetuadas pelo procurador e seus respectivos prazos;

    Atenção

    A Classificação de todas as pendências é importante para que o procurador possa trabalhar com prazos e manifestações reais, podendo, assim, delegar assessores e se organizar melhor dentro da realidade dos prazos.

     

  • Prazos confirmados: esta é a fila do fluxo de pendências em que o procurador poderá visualizar todas as pendências que já passaram pela classificação citada anteriormente, nela o procurador poderá organizar suas atividades de forma a priorizar, delegar assessor e executar as atividades que forem prioritárias, gerando celeridade em seu dia-a-dia;

  • Com assessor definido: as pendências serão encaminhadas para esta fila sempre que um procurador designar um assessor para executá-la.

Outro subfluxo muito presente nas procuradorias é o subfluxo de Manifestações. É nele que ficam os documentos finalizados e os que ainda estão em elaboração.

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As principais filas disponibilizadas neste subfluxo são:

  • Em elaboração: todo documento em elaboração, seja ele criado através de uma pendência ou não, ficará nesta fila, enquanto os documentos estiverem nesta fila o seu autor poderá redigi-los livremente;
  • Revisar minuta do assessor: é nesta fila que o documento ficará quando um assessor enviar um documento para o procurador da pendência efetuar a revisão;
  • Retificar minutas: quando um procurador verifica que há necessidade de uma correção no documento elaborado pelos assessores, ele o envia para a retificação. O assessor por sua vez irá receber este documento para retificação nesta fila do fluxo;
  • Documentos ag. Protocolização: todo documento que é enviado para o tribunal através de integração ficará nesta fila até que o seu protocolo seja confirmado.

Na visão atual de trabalho em uma Procuradoria, as atividades são desempenhadas a partir do recebimento de atos (intimações, publicações, citações). Com o SAJ Procuradorias, o modelo de fluxo de trabalho proporciona a subdivisão considerando a atuação dos Procuradores e seus auxiliares com base em processos, pendências e documentos, possibilitando aos usuários a execução de múltiplas atividades de forma independente e paralela, sob um mesmo processo. Assim, um Procurador pode delegar, sob um único processo de sua atuação, duas atividades distintas e concomitantes para sua assessoria. Ou ainda, pode solicitar subsídios complementares para atendimento do prazo judicial, utilizando recursos de controle interno de prazos e retorno das informações,  a exemplo do encaminhamento de solicitação de cálculos, ofícios, dispensas de manifestações, entre outros.

Toda a forma de organização das atividades dos Procuradores e seus auxiliares, por meio do Fluxo de Trabalho, traz à Procuradoria uma gestão visual e organizada das atividades e prazos. E, com o intuito de melhorar o planejamento estratégico e organizacional da Procuradoria, o SAJ Procuradorias disponibiliza ferramentas de gestão de produtividade por peças produzidas, processos vinculados, prazos cumpridos, considerando pesquisas por níveis hierárquicos, matérias, órgãos judiciais e outros condicionantes.

Créditos - Equipe SAJ Procuradorias
Autoria: Jesusmar Alves de Souza
Adequação e revisão: Camila Letícia Inocente
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