O que é o Fluxo de trabalho, como funciona e por que utilizá-lo?

Artigo elaborado com base na versão 5.2.0-85 

O Fluxo de trabalho é o módulo do sistema com o qual você acompanhará todo o ciclo do processo, desde o cadastro até o encerramento das atividades. É através dele que você irá efetuar grande parte do seu trabalho cotidiano, como emitir documentos, controlar prazos, visualizar os processos e realizar outras atividades.

1. Existem duas formas de acessar o seu fluxo de trabalho: utilize o botão Fluxo de trabalho(1), localizado ao lado esquerdo da tela, ou acesse o menu Processos e clique na opção Fluxo:

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2. Ao clicar em qualquer uma das duas opções indicadas acima, o SAJ irá abrir a tela do fluxo de trabalho, a partir da qual serão apresentadas as suas funcionalidades iniciais, acompanhe abaixo:

Fluxos de trabalho: a tela é separada em fluxos de trabalho, que podem ser alterados de acordo com a necessidade do usuário. Para alternar entre os fluxos, utilize o campo Fluxo de trabalho, que fica no canto superior esquerdo da tela, e clique na seta para visualizar as opções disponíveis. Algumas das opções mais comum entre as procuradorias são os fluxos de Execução Fiscal, Contencioso e Consultivo.

 

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Subfluxos: cada fluxo de trabalho é organizado em subfluxos, que podem ser, por exemplo, dos tipos Processos, Intimações, Pendências, Manifestações, Documentos ou outros.

 

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Filas de trabalho: dentro de cada subfluxo estão localizadas as filas, ou seja, todas as atividades relacionadas diretamente ao fluxo de trabalho selecionado. Para expandir o menu do subfluxo e visualizar as suas filas, clique no ícone _.png .

 

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Assim como os fluxos e os subfluxos, as filas também variam conforme a necessidade de cada procuradoria. Veja a seguir alguns exemplos mais comuns das filas do subfluxo de processos:

 

As filas disponibilizadas para os usuários podem variar de acordo com os perfis de acesso.

Digitalização: nesta fila, a tela irá exibir todos os processos que são físicos e estão aguardando digitalização pelo responsável;

Revisão: nesta fila, a tela irá exibir todos os processos que já foram cadastrados e estão aguardando a revisão, que é o procedimento de verificar se todas as informações do cadastro estão condizentes com a realidade;

Distribuição: nesta fila, a tela irá exibir todos os processos que estão com o procurador-chefe aguardando a distribuição para os procuradores de sua chefia;

Redistribuição: esta fila irá exibir todos os processos que estão aguardando a redistribuição pelo procurador-chefe;

 

Os processos podem ir para a fila de redistribuição através da atividade Avocar do procurador chefe, ou através da atividade de solicitação redistribuição definitiva, que é efetuada pelo procurador do processo. Conheça nossos materiais: Como redistribuo um processo sem que haja uma solicitação de redistribuição no SAJ Procuradorias?

Recebimento de citações e recebimento de intimações: estas duas filas são visualizadas pelo procurador, que poderá visualizar todas as intimações e citações que estão no prazo de carência para recebimento, nesta fila o procurador do processo poderá receber voluntariamente os atos.

 

O recebimento voluntário de intimações e citações ocasiona no início do prazo para manifestação da procuradoria.

É no subfluxo de pendências que o procurador irá visualizar todos os afazeres vinculados aos seus processos. Uma pendência é adicionada ao fluxo de pendências sempre que uma intimação, citação ou publicação entrarem no SAJ.

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Uma pendência pode ser criada manualmente pelo procurador sempre que ele achar necessário, consulte nossos materiais Como crio uma pendência no SAJ Procuradorias?

Veja abaixo alguns exemplos mais comuns das filas do subfluxo de pendências:

Redistribuir pendência: nesta fila, o procurador-chefe poderá redistribuir uma pendência de um procurador para outro, desde que seja um procurador ativo em sua chefia. É importante frisar que a redistribuição de pendência não altera o procurador do processo, apenas o procurador que atuará na pendência que foi redistribuída;

 

As pendências podem ir para a fila de redistribuição através da atividade Avocar do procurador-chefe, ou através da atividade de solicitação redistribuição provisória, que é efetuada pelo procurador da pendência. Conheça nossos materiais: Como redistribuo uma pendência sem que haja uma solicitação de redistribuição no SAJ Procuradorias? e Como solicito a redistribuição provisória de pendências utilizando o fluxo de trabalho do SAJ Procuradorias?


• Minhas pendências: esta fila irá exibir um somatório de todas as filas do subfluxo de pendências do procurador, com exceção das filas encerradas e canceladas;

• Manifestações e prazos a confirmar: esta é a primeira fila de uma pendência, é nela que a classificação desta pendência será efetuada, relacionando as manifestações que devem ser efetuadas pelo procurador e seus respectivos prazos;

 

A Classificação de todas as pendências é importante para que o procurador possa trabalhar com prazos e manifestações reais, podendo, assim, delegar assessores e se organizar melhor dentro da realidade dos prazos.

 

• Prazos confirmados: esta é a fila do fluxo de pendências em que o procurador poderá visualizar todas as pendências que já passaram pela classificação citada anteriormente, nela o procurador poderá organizar suas atividades de forma a priorizar, delegar assessor e executar as atividades que forem prioritárias, gerando celeridade em seu dia-a-dia;

• Com assessor definido: as pendências serão encaminhadas para esta fila sempre que um procurador designar um assessor para executá-la.

 Outro subfluxo muito presente nas procuradorias é o subfluxo de Manifestações, é nele que ficam os documentos finalizados e os que ainda estão em elaboração.

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As principais filas disponibilizadas neste subfluxo são as seguintes:

Em elaboração: todo documento em elaboração, seja ele criado através de uma pendência ou não, ficará nesta fila, enquanto os documentos estiverem nesta fila o seu autor poderá redigi-los livremente;

• Revisar minuta do assessor: é nesta fila que o documento ficará quando um assessor enviar um documento para o procurador da pendência efetuar a revisão;

• Retificar minutas: quando um procurador verifica que há necessidade de uma correção no documento elaborado pelos assessores, ele o envia para a retificação. O assessor por sua vez irá receber este documento para retificação nesta fila do fluxo;

• Documentos ag. Protocolização: todo documento que é enviado para o tribunal através de integração ficará nesta fila até que o seu protocolo seja confirmado.

Na visão atual de trabalho em uma Procuradoria, as atividades são desempenhadas a partir do recebimento de atos (intimações, publicações, citações). Com o SAJ Procuradorias, o modelo de fluxo de trabalho proporciona a subdivisão considerando a atuação dos Procuradores e seus auxiliares com base em processos, pendências e documentos, possibilitando aos usuários a execução de múltiplas atividades de forma independente e paralela, sob um mesmo processo. Assim, um Procurador pode delegar sob um único processo de sua atuação duas atividades distintas e concomitantes para sua assessoria. Ou ainda, pode solicitar subsídios complementares para atendimento do prazo judicial, utilizando recursos de controle interno de prazos e retorno das informações. A exemplo do encaminhamento de solicitação de produção de cálculos, ofícios, dispensas de manifestações, entre outros.

Toda a forma de organização das atividades dos Procuradores e seus auxiliares, através do fluxo de trabalho, traz à Procuradoria uma gestão visual e organizada das atividades e prazos. E, com o intuito de melhorar o planejamento estratégico e organizacional da Procuradoria, o SAJ Procuradorias disponibiliza ferramentas de gestão de produtividade por peças produzidas, processos vinculados, prazos cumpridos, considerando pesquisas por níveis hierárquicos, matérias, órgãos judiciais e outros condicionantes.

 

 Créditos - Equipe SAJ Procuradorias
Autoria: Phelipe de Melo Born
Adequação e revisão: Josiele Rozales Ramis

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