Como funciona o subfluxo de documentos no SAJ PG Tribunais?

Cliente: TJAC | TJAL | TJAM | TJCE | TJMS | TJSC | TJSP 
Versão: 2.0.2-0 | Publicação: 18/07/2019

 

No Processo Digital, todo cumprimento deve ser realizado utilizando o conceito de Atos do documento e isso acontece por meio do Subfluxo de Documentos. Veja, nesse artigo, o conceito de subfluxo de documentos, os elementos que o compõem e, de maneira geral, como ele funciona.

1. O subfluxo de documentos é uma forma de organizar os documentos que tramitam em um processo através de pastas que recebem o mesmo nome do tipo de documento que armazenam. Todo subfluxo de documentos pertence a um fluxo de trabalho. Para acessar o Fluxo de Trabalho utilize o ícone mceclip1.png, localizado na barra superior de atalhos do SAJ PG. Outra maneira seria pelo menu Andamento, submenu Fluxo de Trabalho.

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2. Cada subfluxo possui filas de trabalho que informam:

  • a etapa em que o documento se encontra;
  • as atividades a serem executadas no momento;
  • a quantidade de documentos - também conhecidos como objetos – presentes na fila, que são representadas por números apresentados entre parênteses ao lado do nome da fila, recebendo o nome de contadores.

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3. Por meio de configurações que são realizadas no módulo de administração, é possível automatizar o encaminhamento dos documentos entre as filas do subfluxo (item 2 da figura) a que pertencem. Tal automação é geralmente disparada pela execução das atividades presentes na fila, que são apresentadas em forma de botões (item 1 da figura).

Screenshot_2.png

 

O nível de automatização das filas geralmente é de responsabilidade de cada cliente (Tribunal), podendo ser ajustado de acordo com a necessidade de cada um.

A seguir, temos um exemplo de filas de trabalho presentes no subfluxo da categoria Despachos, do fluxo de trabalho da competência Cível:

 Fila Em Elaboração: Nessa etapa, o documento encontra-se somente salvo. Ao concluir a elaboração, você deve clicar no botão “Finalizar”, também localizado no painel vertical localizado do lado esquerdo do editor de textos, fazendo com que seja lançada uma movimentação que moverá o objeto para a próxima fila de trabalho - ‘Ag. Assinatura do Juiz’.

    • Botões de atividades nessa fila: Editar Documento, Finalizar Documento, Assinar e Liberar Documentos.

 

Dependendo do cliente, podem haver outros botões de atividades ou os botões podem ter outra nomenclatura.

  • Fila Ag. Assinatura do Juiz:  nessa fase o documento finalizado na fila ‘Em elaboração’ foi movido automaticamente e está aguardando assinatura do responsável. Uma vez assinado, o documento será encaminhado automaticamente para a fila ‘Ag. Liberar nos autos digitais’, através de uma configuração que é disparada com a movimentação de assinatura do documento.
    Observação! Os modelos podem ser configurados para assinatura do juiz, do escrivão ou do juiz e escrivão. Para cada caso, existe uma fila específica de assinatura, que indica quem será o responsável pela assinatura.
    • Botões de atividades nessa fila: Editar Documento, Assinar e Liberar Documento.
  • Fila Ag. Liberar nos autos digitais: o documento entra na fila por meio da atividade de assinatura, presente na fila anterior. Um documento, ao ser liberado, será movido automaticamente para a fila seguinte e passará a ser visível nas consultas através do portal de serviços e-Saj do Tribunal de Justiça onde o processo tramita.
    • Botões de atividades nesta fila: Liberar nos Autos Digitais.
  • Fila Ag. Análise: No caso de Despachos, Decisões Interlocutórias, Sentenças, Atos Ordinatórios e Audiências, o documento assinado e liberado nos autos é encaminhado para a fila de análise. É por essa fila que se dará o cumprimento processual, através da geração de Atos (emissão de Mandado, Carta, Ofício etc).
    • Botão de atividade nesta fila: Analisar Atos.
  • Fila Ag. Cumprimento: Após a configuração e geração do Ato, o documento é encaminhado para a presente fila e aqui permanecerá até o cumprimento de todos os atos configurados.
    • Botões de atividades nesta fila: Visualizar Atos.

Os demais subfluxos presentes em um fluxo de trabalho comportam-se basicamente da mesma maneira que o que acabamos de abordar. Algumas outras filas podem surgir, porém, a operacionalização se dará da mesma forma, ou seja, utilizando atividades que farão com que o(s) documento(s) seja(m) encaminhado(s) para a próxima etapa do ciclo de vida, representado pela fila de trabalho seguinte.

Créditos - Equipe SAJ Tribunais
Autoria: Francisco Gladson Maranhão e Silva 
Adequação e revisão: Mônica Guarezi Rodrigues

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