O que é e como uso o Gerenciador de Arquivos do SAJ Tribunais?

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Versão: 2.0.1-0 | Publicação: 29/10/2019

O Gerenciador de Arquivos é uma ferramenta do sistema SAJ/PG que armazena todos os documentos elaborados pela unidade, bem como os modelos de documentos da instituição. Na ferramenta é possível identificar quais documentos se encontram em elaboração, finalizados e liberados nos autos, sejam eles pertencentes aos Processos digitais ou físicos.

 Vamos entender melhor as funcionalidades do Gerenciador de arquivos!

 

1. Para acessar a tela, basta clicar no menu Expediente, submenu Gerenciador de Arquivos (1) ou pelo ícone na Barra de Tarefas (2). 

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2. Quando acessamos a tela, se clicarmos no botão Pastas (1) ou no menu Exibir > Pastas (2), percebemos que existe uma estruturação onde os documentos são organizados por categorias.

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3. Dentro de cada categoria existem as subcategorias que por padrão, são distribuídas entre Modelos de Documentos criados pela Instituição, Modelos de Grupos e Meus Modelos que são criados por alguns usuários autorizados e por final, diretório Documentos onde se encontram todos os documentos elaborados pelos usuários.

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4. No submenu Pastas podemos navegar pelas categorias clicando nelas (1). Quando clicamos nas subcategorias dos Modelos de documentos, por exemplo, o sistema permite que seja selecionado um modelo e a partir dele elaborado um expediente, basta clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção Novo Documento (2).

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5. Antes de emitirmos o documento, o sistema permite também uma pré-visualização do Modelo. Basta clicar com o botão direito do Mouse e selecionar a opção Visualizar Arquivo. Este recurso pode ser utilizado nos documentos já elaborados também.

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6. Visualizando o painel, onde encontramos dados dos Modelos e dos Documentos já elaborados, percebemos que todo este ambiente é estruturado por colunas. Estas colunas podem ser personalizadas pelo próprio usuário, basta clicar com o botão direito do mouse em cima de uma delas e selecionar a opção Configurar colunas.
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Perceba que as primeiras colunas que são identificadas por ícones, são fixas pois elas trazem informações que contribuem para a celeridade nas tramitações processuais. Nestas colunas podemos identificar quais documentos se encontram em elaboração, finalizados e/ou liberados nos autos.

 

7. Outro recurso, é a possibilidade de realizar filtros nas colunas. Perceba que, todas as colunas que possuem uma seta preta, são colunas que possibilitam um filtro. Um exemplo é filtrar todos os documentos que já se encontram finalizados.

Assim, os Magistrados, Chefes de Cartório e outros usuários autorizados, utilizam este filtro para revisar e assinar os documentos em lote.

 

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Saiba como configurar Filtros e Colunas acessando:

Como configuro Filtros no SAJ Tribunais?

Como configuro Colunas no SAJ Tribunais?

Ficou com dúvida quanto as legendas dos ícones? Acesse:

Onde consulto as legendas dos ícones representados dentro no Gerenciador de Arquivos do SAJ Tribunais?

 

8. E acessando o menu Exibir > Pesquisar, podemos utilizar diversos parâmetros para buscar documentos de um determinado Processo, documentos criados por um determinado usuário, categorias específicas, finalizados, por um período de datas e até mesmo por palavras chaves que constam dentro do conteúdo do documento. O sistema traz o resultado e poderemos utilizar todos os recursos já vistos aqui.

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9. Já o recurso de Enviar e-mail é bastante prático e possibilita que o usuário envie documentos diretamente pelo sistema. Basta clicar no documento que deseja enviar, selecionar a aba Ferramentas > Enviar E-mail.

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10. O Gerenciador de Arquivos disponibiliza ainda diversos recursos que contribuem com a celeridade nas tramitações Processuais. Um exemplo, é a possibilidade de finalizar, assinar e liberar documentos em lote. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre o documento desejado e escolher a opção Finalizar/Liberar nos Autos Digitais.

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11.E para finalizar, todo expediente elaborado no sistema é salvo em seu próprio computador. E dentro do Gerenciador de Arquivos, podemos verificar o caminho onde o documento está salvo. Caso o procedimento não ocorra, verifique se este recurso está configurado no menu Expediente > Configurações do Usuário.

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Saiba como fazer configurações do usuário acessando:

Como configuro categorias de expedientes para o meu usuário do SAJ Tribunais?

Conheça os principais atalhos Gerenciador de Arquivos acessando:

Quais são os atalhos do Gerenciador de Arquivos do SAJ Tribunais?

 

 

1. Caso não visualize todos os recursos mostrados no Artigo, verifique com o Administrador do Sistema em sua unidade se seu perfil de usuário está configurado para executar tal ação.

2. Caso tenha dúvidas sobre os ícones representados dentro da Ferramenta, acesse o menu Exibir > Legendas.

3. A maioria dos recursos podem ser utilizados em Lote. Basta clicar em todos os documentos utilizando a combinação de teclas Shift + seta para baixo ou Ctrl + seleção aleatória de documentos utilizando o próprio Mouse.

4. Caso acesse o sub menu Pastas e não encontre alguns documentos emitidos, entre em contato com o Administrador do sistema para que o mesmo indique por quantos dias os documentos elaborados ficam disponíveis neste diretório. Esta informação é parametrizada no sistema.

  

Use as funcionalidades do sistema para ganhar celeridade em seu trabalho!

 

Créditos - Equipe SAJ Tribunais
Autoria: Jacqueline Aparecida da Silva
Adequação e revisão: Sandra Mazutti 

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