Como defino o tipo de anotação em documentos no SAJ Procuradorias?

Versão do sistema: 5.2.9-2
Atualizado em:  20/04/2020

  

Você já precisou fazer anotações em um processo para que os demais usuários do SAJ pudessem visualizá-la? É uma funcionalidade muito útil e simples de ser realizada. Veja a seguir como definir o tipo de anotação em documentos liberados na Pasta Digital.

1. Abra a Pasta Digital do processo desejado utilizando o atalho F12 do seu teclado.

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2. Escolha o documento ou a página em que você deseja inserir a anotação, clique sobre ele (1) com o botão direito do mouse e selecione a opção Incluir anotação (2).

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3. A janela Anotação da página será exibida. Inclua nela o texto desejado para a anotação.

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4. A seguir, clique na seta para baixo (1), ao lado do X. No menu que será exibido, selecione a opção Definir tipo da anotação (2) para escolher o tipo de usuário que poderá visualizá-la. São três opções (3): 

  • Somente do usuário: apenas você poderá visualizar;
  • Todos os usuários da lotação: a anotação ficará disponível para você e para os demais usuários da sua lotação;
  • Todos os usuários que acessarem o processo: permite que qualquer usuário com acesso à Pasta Digital visualize a anotação.

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Veremos mais adiante o que acontece quando cada uma das opções é selecionada.


5. Primeiro, vamos escolher a opção Somente do usuário (1) e clicar em Salvar (2) no canto inferior esquerdo da tela.

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6. Agora vamos incluir uma anotação do tipo Todos os usuários que a acessarem o processo.
Para tanto, repetimos os passos de 2 a 4, selecionado a opção indicada para tal.

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7. Observe que a página que contém anotações fica destacada com um ícone amarelo.

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Pronto! As anotações foram inseridas e salvas no documento.
Agora vejamos como elas são visualizadas por outros usuários.


8. Peça para algum colega que não faz parte da sua lotação ou chefia acessar a Pasta digital do processo em questão e visualizar o documento em que as anotações foram inseridas.

Dica

Caso haja um indicativo de comentários no documento, mas os mesmos não sejam exibidos, clique na opção Exibir / Ocultar anotações (1), disponíveis na barra de opções ao lado da lista de documentos do processo. 

Logo abaixo (2), é possível escolher, entre uma lista de opções (3) que comentários serão exibidos. Peça ao colega que selecione a opção Todas as anotações.

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9. Perceba que, para outros usuários, só será possível visualizar a anotação configurada como Todos os usuários que acessarem o processo. A anotação que foi definida como Somente do usuário não aparece.

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Este é exatamente o comportamento esperado do sistema nesse caso. Devem estar liberadas para visualização de outros usuários apenas as anotações definidas como Todos os usuários que acessarem o processo.

Muito bem, você aprendeu a definir o tipo de anotação em documentos liberados na Pasta Digital. Utilize essa funcionalidade sempre que necessário!

Créditos - Equipe SAJ Procuradoria
Autoria: Luana Falcão Beskow
Validação: Raphael Soares Pereira
Adequação e revisão: Camila Letícia Inocente

 

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