Como o sistema SAJ Procuradorias equilibra o peso dos processos dos procuradores?

Artigo elaborado com base na versão 4.0.18-2

O equilíbrio de pesos é uma funcionalidade que tem como objetivo manter a carga de trabalho dos procuradores igualitária, sendo muito utilizada nos momentos de entrada de novos procuradores em uma procuradoria/chefia/área.

Como esses procuradores iniciam sem processos atribuídos, ou seja, com peso zero no sistema, a tendência é que a distribuição automática direcionasse a esses novos profissionais todos os processos entrantes até que houvesse um equilíbrio entre os procuradores já atuantes e os novos. Isso, porém, não seria justo, pois o procurador iniciante teria que receber muitos processos para se igualar aos demais e acabaria, dessa forma, sobrecarregado.

Por este motivo, o SAJ Procuradorias oferece a funcionalidade de equilíbrio de pesos, que faz com que o procurador iniciante receba processos dos procuradores já atuantes, de forma a dividir as demandas e, assim, fazer com que todos tenham as mesmas chances de receber novos processos.

Entenda como isso funciona:

Existe uma rotina diária do sistema que identifica se existem procuradores que entraram em exercício com a opção para equilibrar os processos configurada. Caso esse procurador esteja com desequilíbrio de processos, verifica-se em que grupo de distribuição o mesmo se encontra e, a partir daí, executa- se uma reorganização de processos entre os membros daquele grupo de forma a igualar as demandas entre os procuradores. Essa rotina segue algumas etapas:

  • Identificar procuradores que podem ceder processos (peso) ao procurador com menos demandas (procuradores que estão nas situações Em Exercício e Afastados Temporariamente, e que participam da distribuição automática dentro do mesmo grupo de distribuição);
  • identificados os procuradores, o sistema verifica quantos processos tem cada um dos profissionais dentro do grupo de distribuição;
  • a seguir realiza-se uma média de pesos: soma-se o peso de todos os procuradores participantes do grupo de distribuição com o peso do procurador que precisa ser equilibrado e divide-se pela quantidade total de procuradores (participantes do grupo + procurador equilibrado). O valor encontrado será o limite de peso para todos os procuradores;
  • considerando a média encontrada, o sistema verifica se o procurador da lista de participantes pode ceder peso, ou seja, se possui peso maior que a média calculada. Em caso negativo, o mesmo é removido da lista de participantes e o sistema passa para o próximo procurador. Caso o ele tenha pesos para ceder, o sistema calcula quantos pesos podem ser retirados e vai redistribuindo os processos até que seu peso chegue na média calculada. Essa operação se repete com todos os participantes do grupo de distribuição;
  • no momento em que o procurador iniciante atinge a média de processos, o equilíbrio e interrompido.


Entendida a rotina do sistema, veja como realizar o equilíbrio de um procurador.

1. Acesse o menu Configurações e clique na opção Configurações para distribuição automática.

2. Informe a Chefia e permaneça na aba Lotação do Procurador.

3. Informe a Procuradoria, a Área e o Procurador;

4. Insira um novo histórico Em exercício e, na seção Equilíbrio de pesos, acione as configurações: Mapa de distribuições/redistribuições definitivas (opção Com processos; As pendências em aberto não serão distribuídas), Mapa de distribuições/redistribuições provisórias (pesos fictícios) e Procurador participa da distribuição automática.

5. Clique em Salvar.

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Entenda o que significa cada opção marcada na tela de Configurações para Distribuição.

1 - Mapa de distribuições/redistribuições definitivas: Configuração que indica que o peso do procurador configurado deverá ser ajustado para que ele fique equilibrado com os demais. Existem duas opções de equilíbrio: Com processos ou Com peso fictícios. O recomendado é marcar a opção Com processos, pois, dessa forma, o equilíbrio será realizado com a redistribuição real de processos entre os procuradores. Já a opção Com pesos fictícios adiciona peso sem redistribuir processos, causando discrepâncias entre os relatórios do sistema que mostram a quantidade real de processos e o peso do procurador.

2 - A opção As pendências em aberto não serão redistribuídas deve ser marcada quando o objetivo é redistribuir apenas os processos para o procurador, mantendo as pendências dos processos com os procuradores antigos.

3 - Já a opção Mapa de distribuição/redistribuição provisória (pesos fictícios) adiciona peso fictícios na quantidade de pendências do procurador.

4 - Por fim, a opção Procurador participa da distribuição automática precisa estar marcada para que ocorra o equilíbrio do procurador.


Importante
:

  • A redistribuição de processos, e consequentemente o equilíbrio, só ocorre caso o procurador esteja abaixo da média. Se o procurador marcado para equilibrar estiver acima da média o sistema não removerá seu peso.
  • O equilíbrio é efetuado separadamente para processos extintos, ou seja, os processos extintos são equilibrados primeiro para depois equilibrar os ativos. Isso ocorre, para evitar que a rotina que decrementa o peso de processos extintos ocasione desequilíbrios posteriores.
  • O equilíbrio não leva em consideração as configurações de ajustes negativos ou ajustes positivos.
  • No equilíbrio de procuradores com especialidade (órgão judicial ou matéria), a rotina observa os seguintes pontos:
    • se o procurador em equilíbrio for especialista exclusivo, só participa do equilíbrio procuradores que possuem a mesma especialidade exclusiva.
    • se na lista de procuradores participantes existir algum especialista não exclusivo, este não perde processos de sua especialidade a menos que o procurador em equilibro também tiver a mesma especialidade não exclusiva.
  • Caso a procuradoria tenha utilizado em algum momento pesos fictícios para processos, esses pesos fictícios não são equilibrados quando é utilizado o equilíbrio por redistribuição de processos. Para equilibrar o peso fictício é necessário selecionar o procurador na aba de Pesos e marcar a opção “Equilibrar o peso do procurador”.


Créditos - Equipe SAJ Procuradorias

Autoria: Denise Santin Ebone
Adequação e revisão: Camila Letícia Inocente

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