¿Cómo creo un modelo de documento en la solución SAJ?

Versión: 19.4-0 | Publicación: 07/02/2020

Modelos listos de documentos facilitan y optimizan la creación de un documento, ya que el usuario puede usar un modelo ya formateado, conforme a su necesidad. Así, no es necesario crear todo el estilo de un documento siempre que sea necesaria la creación de un documento con los mismos estilos o con pequeños cambios. En este material usted verá cómo crear un modelo de documento, cambiar su nombre, insertar campos de textos, encabezado y pie de página. Siga los pasos a continuación:

1. Para la creación de modelos, acceda al menú lateral oculto a través del ícono acesso_menu.png  en la parte superior izquierda de la pantalla y haga clic en la opción Registrar y editar modelos.

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2. El sistema presentará una ventana con el editor de textos en la parte central(1) y el campo de búsqueda por archivos(2) y la lista de modelos ya creados en la parte derecha de la ventana(3).

registrar_modelo02.png3. En el campo Nuevo modelo, localizado en la parte superior izquierda del editor, haga clic en el lápiz lapis.png para habilitar la opción de completar y digite el nombre del modelo que desea crear. Este nombre será la identificación tanto para la gestión de los modelos como para la creación de los documentos.

registrar_modelo03.png 

 4. Para empezar con la creación del modelo, complete en el documento el contenido que desea crear, como en el ejemplo a continuación:

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5. Para aquellos campos que hacen referencia a una información específica del proceso, el sistema hace posible realizar la inclusión de campos de texto, recurso que permite completar de forma automática un determinado campo en el momento de la creación de un documento para el proceso. Para incluir esos campos en el documento, haga clic en Insertar (1) y después haga clic en la opción Campos de texto (2).

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6. Se abrirá una ventana donde será posible elegir el campo de texto(1) que se desea insertar en el modelo de documento. Basta seleccionar el campo relativo a la información deseada e insertar en el documento. Para cerrar la ventana de Campos de texto, haga clic en el íconox.png(2).

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7. Como es posible observar, los campos tienen características específicas que permiten diferenciarlos del resto del texto.

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8. Asigne campos con toda la información específica del proceso que necesite, como número, clase, nombre y ubicación de las partes, entre otra información. No hay un límite de campos. Además, haga también el estilo necesario, como inclusión de letra negrita, alineamientos de apartados, entre otros, hasta llegar al resultado final deseado. 

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9. ¡Listo! Después de cerrar la creación del texto, asigne también el encabezado y el pie de página haciendo clic en el botón Insertar(1) y seleccionando la opción Encabezados y pies de página(2). El encabezado y el pie de página se ajustarán automáticamente en el documento.

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Observación
En caso de que haya más de un encabezado registrado, el sistema abrirá una ventana con todas las opciones disponibles y el usuario tendrá que hacer clic sobre el modelo deseado. 

10. Un paso importante y obligatorio antes da finalización del modelo es completar los campos relativos a las propiedades del documento, haga clic en el íconopropriedades.png(1) para mirarlos. Las propiedades vinculan la actuación(2) al modelo de documento creado, el tipo de visibilidad del modelo de documento(3), la categoría del documento(4) y si requiere firma de un agente específico o no(5).

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11. Es importante resaltar que el Tipo indica si el modelo será Institucional o solo de ubicación, o sea, un modelo Institucional está disponible para ser utilizado por todos los usuarios; ya un modelo del tipo de ubicación estará disponible para ser utilizado solo por los usuarios de la ubicación en la cual el usuario que creó el modelo está ubicado. Después de completar cada uno de los campos de las propiedades del documento, el modelo está listo y puede guardarse en el sistema. Para esto, haga clic en Guardar.

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¡Listo! Crear y hacer uso de modelos registrados optimiza el trabajo de creación de documentos, proporcionando celeridad y agilidad al trabajo. Aproveche y utilice más este recurso de la solución SAJ

Créditos - Equipo SAJ Tribunales
Autoría: Rafael de Oliveira Assunção
Adequación y revisión: Josiele Rozales Ramis
Traducción: Márcio Juliandrei Marafon | Revisión: Maria Alejandra Godoy Roa

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